Notre compagnie

Pratiques de gouvernance

En tant qu’institution financière, Assomption Vie reconnaît l’importance d’une saine gouvernance. À cette fin, la Compagnie a établi bon nombre de politiques, de procédures et de programmes inspirés des meilleures pratiques dans l’industrie.

Rôle du Conseil d’administration

Le rôle du Conseil d’administration est de superviser la gestion des affaires de la Compagnie. Il lui incombe notamment de fixer les grandes orientations de la Compagnie et de s’assurer que la Compagnie est dotée d’une équipe de gestion qui soit compétente, focalisée et capable de gérer la Compagnie avec succès. Il lui incombe, en outre, de veiller à ce que les activités de la Compagnie se déroulent dans le respect des lois applicables et d’assurer la mise en place des systèmes nécessaires au recensement et à la gestion des principaux risques liés à ses activités

Composition du Conseil d’administration

Le Conseil d’administration compte actuellement dix administrateurs. Seul le président-directeur général est membre de la direction de la Compagnie. Les neuf autres administrateurs sont indépendants. La présidence du Conseil est assurée par un administrateur indépendant. La durée maximale du mandat à la présidence est de trois années consécutives.

Le Conseil d’administration a un processus formel de sélection des nouveaux administrateurs. Les membres du Conseil sont choisis en fonction de leur intégrité, de leur sens de responsabilité, de leurs connaissances en matière financière et de leur expertise professionnelle dans les domaines touchant les activités de la Compagnie.

Fonctionnement du Conseil d’administration

Le Conseil d’administration tient cinq réunions régulières par année, plus une session annuelle de planification stratégique. Les administrateurs indépendants se réunissent à huis clos avant ou après chaque réunion du Conseil, sans la présence de la Direction. Le Conseil établit un plan de travail pour l’année qui comprend tous les éléments de son mandat.

Éthique

Le Conseil d’administration a adopté et révise périodiquement un Code d’éthique qui s’applique aux administrateurs, aux dirigeants et à l’ensemble des employés de la Compagnie. Le Code d’éthique renferme des lignes directrices sur :

  • le respect des lois, règlements, politiques et procédures applicables,
  • le traitement de l’information (confidentialité, protection des renseignements personnels),
  • les conflits d’intérêts,
  • l’éthique au travail,
  • l’éthique dans les relations d’affaires.

Le Code d’éthique précise que les administrateurs, les dirigeants et les employés de la Compagnie doivent éviter toute situation où leurs intérêts personnels nuisent ou pourraient nuire de quelque façon que ce soit aux intérêts de la Compagnie ainsi que toute situation où il pourrait y avoir une apparence de conflit. Les administrateurs sont aussi soumis à une politique spécifique sur les conflits d’intérêts. En outre, tout administrateur qui est intéressé directement ou indirectement dans un contrat avec la Compagnie doit déclarer son intérêt et ne peut ni assister ni participer au vote sur la résolution présentée pour faire approuver le contrat.

Les administrateurs, dirigeants et employés doivent remplir un questionnaire sur les conflits d’intérêts chaque année, dans lequel ils doivent déclarer les conflits existants et confirmer qu’ils n’ont pas utilisé ou divulgué de façon non autorisée l’information confidentielle touchant la Compagnie.

Comités

Le Conseil d’administration comprend cinq comités permanents, le comité de gouvernance, le comité d'audit, le comité des ressources humaines et le comité de placements. Chaque comité fonctionne en vertu d’un mandat écrit qui est réexaminé chaque année, et chaque comité fait l’objet d’une évaluation annuelle à l’égard de son mandat.

Le comité de gouvernance comprend le président du Conseil, le vice-président du Conseil, le président-directeur général ainsi que le président de chaque comité permanent. Il a pour mandat d’assurer la constitution, le développement et le fonctionnement optimal du Conseil d’administration et de ses comités et de veiller à ce que la mission et l’orientation stratégique de la Compagnie servent les meilleurs intérêts de la Compagnie, de ses clients et de ses assurés. Il représente le Conseil d’administration lorsqu’il n’est pas pratique pour celui-ci de se réunir.

Le comité d'audit est constitué de quatre administrateurs indépendants qui ont des compétences financières. Il a pour mandat d’aider le Conseil d’administration à s’acquitter de ses responsabilités en matière de vérification et de surveillance financière.

Le comité de révision est constitué d’administrateurs indépendants. Il a pour mandat d’examiner les opérations entre la Compagnie et des apparentés afin d’en mesurer l’impact sur la solvabilité et la stabilité de la Compagnie et d’assurer le respect des lois applicables.

Le comité des ressources humaines établit la philosophie de gestion des ressources humaines et assure la mise en place et la surveillance des politiques et des pratiques pertinentes. Il recommande les politiques de rémunération au Conseil et effectue l’évaluation du président-directeur général.

Le comité de placements supervise l’élaboration et le suivi des politiques de placement de la Compagnie.

Vous pouvez prendre connaissance de la participation des membres du Conseil d’administration aux réunions et aux différents comités en cliquant ici.

Formation

L’orientation des nouveaux administrateurs se fait au moyen d’un Guide pour le nouvel administrateur comprenant de l’information sur la Compagnie, sa structure organisationnelle, ses opérations internes, son orientation stratégique ainsi que de l’information sur le cadre réglementaire et sur les obligations d’un administrateur. Les nouveaux administrateurs sont aussi invités à discuter avec les principaux gestionnaires afin d’approfondir leurs connaissances des activités de la Compagnie et le contexte réglementaire lors d’une journée d’orientation. Les administrateurs bénéficient, en outre, d’une formation continue en cours de mandat sur les principales activités de la Compagnie et sur les tendances dans l’industrie des services financiers.

Évaluation

Le Conseil d’administration a mis en place un processus annuel d’évaluation du conseil et des comités ainsi que de leurs présidents. L’évaluation se fait au moyen d’un questionnaire d’auto-évaluation. Le Conseil et les comités sont évalués à la lumière de leurs mandats. Les résultats de l’évaluation sont examinés par le Conseil, qui suggère des améliorations et élabore des plans d’action. Les administrateurs sont évalués par les autres administrateurs à l’aide d’un questionnaire d’évaluation par les pairs. Il existe en outre un processus formel d’évaluation du rendement du président-directeur général, celui-ci étant évalué annuellement en regard des objectifs établis pour l’année et des habiletés personnelles décrites à son profil de compétences.

Rémunération

Les administrateurs (autres que le président du Conseil et le PDG) reçoivent des honoraires de 12 500 $ par année; le président du Conseil reçoit des honoraires de 25 000 $; les présidents de comités reçoivent des honoraires additionnels de 2 500 $ par année; le président du comité d'audit reçoit des honoraires additionnels de 1 500 $ par année.

Les administrateurs reçoivent, en outre, des jetons de présence de 400 $ pour le comité des placements et de 650 $ pour les autres comités et réunions du Conseil auxquels ils ou elles assistent.